Фан-стенды Epic Con 2025
Epic Con Russia порадует вас не только официальными стендами от известных компаний, но и предлагает фан-стендам принять участие в фестивале.
Мы поддерживаем креативных и смелых, а награждаем — лучших!
Заявки принимаются до 5 июня 2025 года. Просим вам не откладывать отправку заявки на последний день.
Представляем вашему вниманию список номинаций для стендов и их команд:
1. Лучший стенд: Гран При
2. Лучший стенд: Премьера
3. Лучший стенд: Интерактив
4. Лучший стенд: Декорации
5. Лучшая косплей команда стенда (оцениваются костюмы) — для участия в данной номинации команде стенда необходимо принять участие в дефиле стендов, подав заявку в службу косплея. (Форма заявки на стендовое дефиле в пункте 14). Достаточно просто выйти на сцену косплей командой стенда, чтобы жюри и зрители могли увидеть костюмы.
6. Лучшее выступление косплей команды стенда (оценивается выступление) — для участие в данной номинации команде стенда необходимо принять участие в дефиле стендов, подав заявку в службу косплея. (Форма заявки на стендовое дефиле в пункте 14). Для участия в этой номинации косплей команда стенда представляет выступление по своему сценарию.
7. Лучший стенд: Приз Зрительских Симпатий
Фанатским стендом называется инсталляция, сооружаемая стендовой группой, представляющая определенную вселенную, фандом, фанатскую организацию на некоммерческих условиях (организаторы не взимают арендную плату с фанатских стендов; участники стендовой группы проходят на фестиваль бесплатно).
Стенд представляет группа частных лиц в возрасте от 14 лет — стендовая команда — численностью от 1 человека в зависимости от размера и особенностей стенда. В стендовой команде желательно присутствие человека в косплее соответствующей вселенной.
Стендовую группу представляет руководитель, которому должно быть не менее 18 лет за месяц до проведения фестиваля. Именно с руководителем стенда заключается договор о безвозмездной аренде площади.
Представители стендовой группы обязаны присутствовать на своем стенде оба дня мероприятия до его закрытия. Это — и некоторые другие условия площадки описаны в специальном документе «Правила участия», которые участники подписывают при аккредитации. Подробнее об этом документе можно узнать у куратора службы стендов.
Стендовая группа организует интерактивные мероприятия (игры, конкурсы, квесты и т. п.) по тематике своего стенда оба дня мероприятия до его закрытия.
Стенды могут принимать или не принимать участие в конкурсе стендов.
Стенд должен иметь минимум один огнетушитель объемом не менее 8 литров. Все сгораемые материалы должны быть обработаны огнезащитным составом с предоставлением акта о проведенной обработке.
По индивидуальному согласованию, на фан стенде может быть организована продажа товаров исключительно по фандому стенда. Перечень товаров, предполагаемый к продаже на фан стенде, согласовывается в обязательном порядке с организаторами. Зона продаж не должна занимать более одного стола 1,2х0,5 м.
Продажа и бесплатная раздача любых продуктов питания на фан стенде запрещена. Без предварительного согласования фан стендам запрещаются любые упоминания любых других организаций на фестивале (например партнеров фан стенда, таких как магазины, кафе, другие мероприятия или фестивали и т.д.)
На фан стенде участника, в определенном месте, могут быть размещены конструкции и инсталляции от организаторов и партнеров фестиваля. Фан стенд должен рассматривать такие конструкции и инсталляции, как неотъемлемые атрибуты своего стенда и оформить их, предварительно согласовав декор с организатором.
Фан стенд становится участником межстендового партнерского квеста если таковой будет организован.
Любое использование животных в интерактивах и в стендах в целом запрещено.
При нарушении правил — стенд может быть снят с соревнования.
Застройка осуществляется в пятницу перед мероприятием
Все части стенда готовятся заранее, во время застройки стенд только собирается из уже готовых частей.
Запрещено использование пиротехники и открытого огня.
Во время застройки и в дни мероприятий запрещено использовать любые средства с сильным запахом.
Подавая заявку, стендовая группа автоматически соглашается с данными правилами и обязуется соблюдать их в полном объеме.
Вы можете предложить свою концепцию стенда, мы не ограничиваем вас и приветствуем создание ярких и интересных проектов.
Каждый стенд обсуждается индивидуально с куратором службы стендов.
Заявка на участие в фестивале
Тема письма должна начинаться с названия фандома (и названия фанатской организации, если оно есть)
В заявке необходимо указать следующую информацию:
1. Название вселенной/фандома/фанатской организации
2. ФИО руководителя
3. Город
4. Электронную почту (+страницу в соц сетях, если есть) и телефон для связи
5. Публичная страница ВК стендовой группы, если есть
6. Общую идею стенда:
Подробный план стенда (размеры, декорации, схема расположения всех деталей, из каких материалов планируется сделать, список предметов интерьера; желательно фото), начерченный поверх шаблона, приложенного ниже (как минимум, можно отрисовать более аккуратно, если можете 😉 ), соблюдая цветовую легенду, указанную на шаблоне.
7. Пожелание по поводу зоны размещения стенда:
уличная или в помещении, или оба варианта приемлемы и обсуждаемы
8. ФИО участников (не младше 14 лет) и отметка о возрасте (более 18 / менее 18 лет на момент проведения)
9. Костюмы тех участников, которые будут в косплее
10. План интерактивных мероприятий
11 . Перечень дополнительных платных активностей на стенде (указать при наличии / при отсутствии указать: «платные активности отсутствуют»)
12. Перечень товаров, предполагаемых к продаже (указать при наличии / при отсутствии указать: «продаж не будет»)
13. Необходимость аренды оборудования, мебели (список необходимых вещей).
14. Необходимость подключения к электричеству.
15. Пожелание принимать участие в конкурсе стендов.
16. Пожелание косплей-команды принимать участие в дефиле стендов. Можно просто выйти на сцену или представить выступление. Для участия в дефиле стендов необходимо подать заявку в Службу Косплея на почту cosplay@epicconrussia.ru с пометкой — стендовое дефиле и названием стенда. Форма заявки и подробности — см. ниже
17. Схема стенда в формате: 
План интерактивных мероприятий, фотографии частей стенда и полный список участников можно досылать позже по согласованию с организаторами.
Заявки для участников в Москве присылайте на почту: stand@epicconrussia.ru
Косплей-команды фан стендов при желании могут выйти на главную сцену фестиваля, чтобы принять участие в Дефиле стендов. В зависимости от пожеланий команды можно просто выйти на сцену или можно представить выступление по собственному сценарию.
Принять участие в стендовом дефиле могут только лица старше 14 лет, прошедшие аккредитацию стендовой службы.
Перед постановкой дефиле просим внимательно ознакомиться с правилами выступления на сцене фестивалей Epic Con — https://vk.com/@epicconcosplay-pravila-vystupleniya-na-scene
Заявка на участие в «Дефиле стендов»
Для участия в «Дефиле стендов» необходимо подать заявку в службу косплея на почту cosplay@epicconrussia.ru не позднее чем за 2 недели до даты проведения фестиваля.
В теме письма необходимо указать — «стендовое дефиле — и название стенда».
Заявка для стендового дефиле должна содержать:
1 – Название стенда
2 — ФИО и контактная информация (телефон и почта) куратора стенда
3 — ФИО участников и имена их персонажей
4 — трек музыкального сопровождения в формате МР3 продолжительностью до 5 минут (меньше можно, больше нельзя)
5 – фотографии костюмов всех участников дефиле